Tư vấn về thực tập

1. Tại sao phải thực tập?

Việc thực tập ngoài trường là một phần quan trọng trong quá trình đào tạo sinh viên của trường Đại học Hoa Sen. Qua quá trình thực tập, sinh viên được không chỉ tiếp thu thêm kiến thức mà còn được chủ động áp dụng những kiến thức và kỹ năng đã học vào môi trường làm việc thực tế tại cơ quan, doanh nghiệp: đồng thời tạo được những quan hệ mới, biết cách làm việc trong một tập thể đa dạng, trong đó, yếu tố “quan hệ giữa con người với con người” luôn luôn được trân trọng.”

2. Mục đích của việc đi thực tập?

Thâm nhập môi trường làm việc thực tế
Áp dụng các kiến thức đã thu thập được vào công việc thực của một công ty, xí nghiệp, đơn vị hành chánh
Học hỏi, rèn luyện phong cách làm việc và ứng xử trong các mối quan hệ công tác tại một cơ quan

3. Có bao nhiêu loại hình thực tập?

Thực tập Nhận thức: Khi hoàn thành năm thứ nhất, SV sẽ đi TT lần đầu tiên, gọi là Thực tập nhận thức với thời gian 7 tuần
Thực tập tích luỹ: là hình thức TT được công nhận nếu trong quá trình học SV tích luỹ đủ 320 giờ làm việc thực tế tại cơ quan, doanh nghiệp. Ngoài ra, SV cũng có thể tham gia các dự án của trường/Khoa, các hoạt động xã hội, cộng đồng do P.HTSV hoặc Đoàn Thanh niên/ Hội sinh viên tổ chức
Thực tập ở nước ngoài: SV sẽ được tư vấn, hỗ trợ thực hiện các thủ tục đi TT ở nước ngoài nếu SV thực hiện đầy đủ các quy định của trường đối với TTNT cũng như đáp ứng được yêu cầu của nơi sẽ đến TT (khả năng tài chính cũng như các thủ tục xuất cảnh và các quy định khác) )
Thực tập tốt nghiệp: được tiến hành trong 15 tuần

4. Thông thường, các đợt thực tập được tiến hành vào học kỳ nào?

Tuỳ theo kế hoạch đào tạo năm học, theo kế hoạch mới, TTNT sẽ thực tập vào 2 học kì phụ (8 tuần) và TTTN sẽ thực tập vào 2 học kì chính (15 tuần).

Sinh viên tham gia chương trình thực tập tại nước ngoài: được tổ chức theo kế hoạch của công ty. Không theo lộ trình học của trường.

Nếu SV tham gia chương trình thực tập tại nước ngoài, thì SV phải làm gì?

Phải hoàn tất thủ tục xin tạm hoãn chương trình học tại trường và bổ sung các giấy tờ cần thiết (giấy hẹn phỏng vấn, visa,…) cho P.HTSV.

5. Cần chuẩn bị gì cho đợt thực tập?

Trước khi đi thực tập:

SV cần tìm hiểu kỹ về mục đích,
Yêu cầu của đợt thực tập để đảm bảo thực hiện
Và tuân thủ các quy định của trường

Các hồ sơ cần chuẩn bị:

Sơ yếu lý lịch (nếu doanh nghiệp có yêu cầu)
Đề cương thực tập (do Khoa cung cấp)
Phiếu tiếp nhận sinh viên thực tập (do doanh nghiệp xác nhận)
Nên chuẩn bị thêm: bảng điểm, chứng chỉ, thành tích đã đạt được (nếu có) …
Phiếu giao đề tài (đối với TTTN)
Các biểu mẫu cần có trong thời gian đi thực tập (do P.HTSV và Khoa cung cấp):
Quy định về thời điểm SV được triệu tập về trường (nếu có)
Mẫu bìa sổ nhật ký TT, mẫu bìa báo cáo thực tập
Phiếu theo dõi TT (dán vào sổ nhật ký thực tập)
Khi kết thúc đợt TT, SV phải nộp cho Khoa:
Phiếu nhận xét SV TT (do cơ quan TT nhận xét, đánh giá, đóng dấu và gửi về trường vào cuối đợt TT)
Báo cáo thực tập (nộp tại Khoa theo thời hạn do Khoa quy định và SV có trách nhiệm theo dõi để thực hiện đúng)

6. Trước khi đi TT, SV có phải đến gặp đơn vị tiếp nhận không? Tại sao? SV phải liên hệ bằng cách nào?

Trước khi đi TT, SV phải trình diện với đơn vị tiếp nhận trước 1-2 tuần để tìm hiểu cơ quan sẽ đến TT và tiếp cận các thông tin có liên quan đến doanh nghiệp, tránh được những bỡ ngỡ bước đầu do chưa biết rõ vị trí, chưa biết chức năng, lãnh vực hoạt động… Ngoài ra, cũng có thể có những thay đổi từ phía doanh nghiệp: không tiếp nhận, tiếp nhận SV của ngành khác do nhu cầu thay đổi… Khi gặp vấn đề này, SV gặp P.HTSV để trình bày.

Liên hệ đơn vị tiếp nhận TT bằng cách:

Tìm hiểu các thông tin qua trang web, tổng đài…
Đến trực tiếp hoặc gọi điện thoại để xin cuộc hẹn với người có trách nhiệm (2 tuần trước khi kỳ thực tập bắt đầu)
Theo hẹn, mang theo các hồ sơ liên quan đến trình diện đúng giờ, đúng người
Khi tiếp xúc: Ăn mặc lịch sự, nói chuyện lễ phép, trao đổi thẳng thắn với người hướng dẫn
Ghi nhận lại đầy đủ và chính xác những gì được dặn dò để thực hiện đúng
Khi có thắc mắc về TT (trước và trong khi đi thực tập)
Trong suốt quá trình học, nếu thắc mắc về vấn đề TT, SV có thể hỏi P.HTSV để được tư vấn.
Ngoài ra, SV bắt buộc phải tham dự buổi sinh hoạt TT do P.HTSV tổ chức trước khi nhận công văn để trình diện với nơi tiếp nhận TT

Nếu đơn vị nhận TT không còn nhu cầu, hoặc nơi TT không phù hợp:

Trong quá trình TT, nếu phải thay đổi nơi TT (do yếu tố khách quan), SV được phép đề nghị nhà trường cho thay đổi nơi TT. Nếu SV không tự liên hệ được nơi TT khác, P. HTSV/Khoa sẽ bố trí nơi TT khác.

7. SV có nên tự liên hệ nơi thực tập?

Nhà trường luôn khuyến khích sinh viên tự liên hệ để tìm nơi thực tập, vì các lý do:
Hoàn toàn chủ động trong việc tìm kiếm nơi thực tập phù hợp cho bản thân
Việc tự tìm nơi thực tập là một bước chuẩn bị cho việc tìm việc làm sau này của sinh viên
Trong quá trình tìm nơi thực tập, sinh viên sẽ nâng cao khả năng giao tiếp/ phỏng vấn, đồng thời đây còn là cơ hội để SV hiểu được năng lực chuyên môn của bản thân cũng như biết được những kỹ năng mềm mà doanh nghiệp thường đòi hỏi SV phải có khi đi xin việc.
Việc tìm kiếm này cũng sẽ giúp SV có điều kiện để tiếp cận thông tin của nhiều doanh nghiệp, làm quen với việc tập hợp thông tin, phân tích, đánh giá để có thể tìm được nơi thực tập phù hợp cho bản thân
Việc thoả với điều kiện của một cá nhân sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc cùng thời điểm, trường phải tìm nơi thực tập cho nhiều SV ở nhiều ngành nghề khác nhau

8. SV có được tự ý thay đổi nơi thực tập không?

Trong quá trình TT, nếu có bất kỳ sự thay đổi nào, SV đều phải báo cáo với bộ phận Điều phối thực tập và GVHD. Nếu tự ý thay đổi nơi TT mà không thông báo, SV sẽ bị kỷ luật theo quy định (nhận điểm 0 của đợt thực tập)

9. Trong khi thực tập, SV phải tuân thủ các yêu cầu gì?

Yêu cầu về kỷ luật:

Chấp hành theo hướng dẫn của Bp. điều phối thực tập và Khoa, quy chế thực tập của trường và các quy định tại đơn vị tiếp nhận thực tập
Làm việc như một nhân viên thực thụ theo giờ giấc quy định, chấp hành mọi phân công của nơi thực tập
Đảm bảo kỷ luật lao động, có trách nhiệm trong công việc
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của người hướng dẫn tại nơi thực tập
Không được tự ý thay đổi chỗ thực tập khi chưa được Bp. điều phối thực tập và Khoa chấp thuận
Luôn trung thực trong lời nói và hành động
Nếu vì lý do riêng, không thể hoàn thành thực tập, phải trình bày để xin ý kiến chấp thuận bằng văn bản của trường và của đơn vị tiếp nhận thực tập.
Có thể đề xuất với trường các biện pháp về nâng cao chất lượng và hiệu quả thực tập

Yêu cầu về tác phong, ứng xử:

Luôn giữ thái độ khiêm nhường, cầu thị. Thực tập ngoài trường không chỉ là để học tập chuyên môn mà còn là một dịp tốt để tập làm việc trong tập thể, đặc biệt trong lĩnh vực giao tiếp và xử thế
Tạo mối quan hệ thân thiện với mọi người trong cơ quan nhưng không can thiệp vào những việc nội bộ của cơ quan thực tập
Hòa nhã với các nhân viên tại nơi thực tập
Chủ động tiếp cận công việc và sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp để có thể hoàn thành các công việc chung, tự khẳng định năng lực của bản thân
Phong cách, trang phục luôn chỉnh tề, phù hợp, lịch sự

Yêu cầu về kết quả đạt được:

Tạo mối quan hệ tốt với mọi người tại cơ quan thực tập
Thật sự thích nghi và hội nhập vào môi trường doanh nghiệp
Thực hiện công việc được giao với tinh thần trách nhiệm cao góp phần giữ vững chất lượng đào tạo và uy tín của trường
Đạt được các mục tiêu do bản thân đề ra và tích luỹ được kinh nghiệm
Sử dụng trang thiết bị
Không được tự tiện sử dụng các trang thiết bị ở nơi thực tập
Tiết kiệm (không sử dụng điện thoại của nơi thực tập cho việc riêng)
Nếu sử dụng thiếu trách nhiệm làm hư hỏng thiết bị phải chịu kỷ luật và bồi thường
Không được tự ý sao chép dữ liệu hoặc các phần mềm của cơ quan thực tập
Tuyệt đối không mang đĩa riêng vào cơ quan để đề phòng mang virus vào máy tính

Yêu cầu khác:

Ghi nhật ký thực tập đầy đủ để có tư liệu viết báo cáo
Trình cho người hướng dẫn ký tên trong Nhật ký thực tập hàng tuần để xác nhận sự chuyên cần cũng như quá trình thực tập của SV
Dự họp phản ánh thực tập theo đúng lịch và kịp thời báo cáo với Bp. điều phối thực tập và Khoa về các khó khăn gặp phải (nếu có)

10. Trong quá trình TT, nếu SV nghỉ không phép hoặc vi phạm nội qui của đơn vị sẽ bị kỷ luật thế nào?

SV sẽ bị trừ từ 1 đến 5 điểm thực tập tuỳ theo mức độ vi phạm

11. SV sẽ bị đình chỉ TT và nhận điểm 0 của đợt TT trong trường hợp nào ?

Bị đơn vị thực tập trả về vì vi phạm nội quy
Nghỉ quá 30% thời gian thực tập
Tự ý thay đổi chỗ thực tập
Có những biểu hiện không tốt về đạo đức, tác phong tại nơi thực tập, ảnh hưởng xấu đến uy tín của trường
Xâm nhập mạng máy tính của đơn vị thực tập, lấy cắp thông tin của đơn vị thực tập
Gian dối trong thực tập, chép báo cáo của người khác
Không hoàn tất nghĩa vụ học phí với trường
Các trường hợp khác theo quy định của Khoa

12. Khi kết thúc TT, SV phải làm những việc gì?

Gửi thư cảm ơn nơi nhận thực tập
Nộp báo cáo TT theo quy định. Báo cáo tốt nghiệp in thành 02 quyển (1 do sinh viên giữ và 1 nộp cho trường). Báo cáo phải được sự thông qua của cơ quan nhận thực tập, phải có ý kiến nhận xét của người hướng dẫn ở trang cuối cùng của quyển báo báo.
Nộp báo cáo đề tài tốt nghiệp (nếu TT tốt nghiệp)
Nộp nhật ký thực tập
Nộp phiếu nhận xét của cơ quan thực tập
Nộp về Khoa theo đúng thời hạn do Khoa quy định (SV tự liên hệ với Khoa để biết), mỗi ngày nộp trễ sẽ bị trừ 1 điểm
Làm Thông báo được niêm yết ở bảng thông báo của trường và của Khoa để mời GV và SV đến dự buổi bảo vệ (mỗi lớp cử người chịu trách nhiệm thực hiện Thông báo này)

13. Tham gia dự buổi bảo vệ thực tập (SV tự liên hệ với Khoa để biết) và có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ để tiến hành buổi bảo vệ:

Các slides PP để giới thiệu những công việc đã thực hiện trong thời gian TT, những ưu-nhược, kinh nghiệm mà bản thân rút ra được sau khi TT
Tự đánh giá kết quả đã đạt, có so sánh với những mục tiêu thực tập của trường (thể hiện trong đề cương) và mục tiêu mà bản thân đã đề ra trước khi đi TT
Những đề xuất (nếu có) của SV đối với trường/cơ quan tiếp nhận TT…)
Lớp có thể mượn phòng, các thiết bị để báo cáo thử, cùng đóng góp, rút kinh nghiệm, bổ sung, sửa chữa (nếu cần) thì buổi bảo vệ sẽ đạt yêu cầu cao hơn
Bình tĩnh, tự tin, vận dụng kỹ năng “nói trước công chúng” đã học trong môn Kỹ năng giao tiếp sẽ giúp SV thành công khi tham gia các hội đồng bảo vệ TT cũng như bảo vệ đề án môn học, đề án tốt nghiệp

14. Làm sao để có thể để viết Báo cáo TT hiệu quả?

Trong thời gian thực tập phải viết nhật ký thực tập: ghi nhận lại tất cả các công việc thực hiện hàng ngày (mô tả công việc và cách thực hiện, rút kinh nghiệm về những thành công, thất bại trong quá trình thực hiện, tự đánh giá kết quả cũng như ghi nhận lại những nhận xét của người xung quanh về công việc, nếu có)

15. Điểm TT được chấm như thế nào?

Điểm tổng kết thực tập của sinh viên bao gồm các điểm thành phần như sau:

Điểm do cơ quan tiếp nhận
Điểm quyển báo cáo
Điểm bảo vệ
Điểm kỹ năng đặc thù do Khoa quy định tỉ lệ (nếu có) sao cho tổng tất cả điểm thành phần là 100%
Điểm thành phần và điểm tổng kết được quy tròn theo quy chế đào tạo bậc học tương ứng.